ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem einführen – Beratung, Ablauf & Zertifizierung

Die ISO 9001 ist die international anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme (QM-Systeme).

Sie definiert Anforderungen, mit denen Unternehmen:

• ihre Prozesse standardisieren
• die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen sichern
• kontinuierliche Verbesserungen umsetzen

Ein funktionierendes ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem sorgt dafür, dass Abläufe strukturiert, nachvollziehbar und effizient sind.

Bevor sie mit der Einführung eines Managementsystems beginnen muss eine SOLL:IST Analyse durchgeführt werden. Diese IST-Analyse zeigt auf, welche Standards bereits implementiert sind und in welcher Form und Auslebung. Auch wenn Sie noch kein Managementsystem installiert haben, wurde irgendwie nach Vorgaben gearbeitet.

Diese bestehenden Vorgaben können unter Umständen ohne großen Aufwand in das neue Managementsystem übernommen werden. Es macht auch keinen Sinn bestehende Dokumentationen auf einen anderen Stand anzupassen. Zum Beispiel benennen sie mit der Einführung eines Managementsystems ihre Prozesse neu. Das Problem mit alten Dokumenten die noch auf die „alten Prozessnamen“ verweisen stellen sie in einer Matrix gegenüber – Alt und Neu.

Die Einbindung der Mitarbeiter sollte selbstverständlich sein. Hierzu bietet sich ein Kick-Off Meeting an um das Projekt vorzustellen. Dadurch haben alle Mitarbeiter den gleichen Wissenstand. Für das Kick-Off Meeting sollte eine kurze Präsentation erstellt werden um die wesentlichen Punkte der ISO 9001 vorzustellen sowie die daraus resultierenden Aufgaben.

Bei der Dokumentation sind die Mitarbeiter dabei, wenn bei der Einführung des Qualitätsmanagement System ISO 9001 deren Mitarbeit benötigt wird. Etwa bei der Erstellung von Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen am Arbeitsplatz. 

Es ist wichtig einen Projektplan für die Einführung eines Managementsystems zu erstellen und diesen durch die Geschäftsleitung freizugeben. Der Projektplan wird Minimum vor dem Starttermin an alle relevanten Mitarbeiter verschickt.

Der Start und Endtermin für die Einführung eines Managementsystems sollte nicht unbedingt künstlich in die Länge gezogen werden. Planen sie realistische Termine und führen sie Projektziel Gespräche, um die bis dorthin durchgeführten Projektarbeiten zu bewerten, um rechtzeitig entgegenzusteuern..

Alle Prozessdokumentationen sind vor offizieller Freigabe auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen.

Eine weitere wichtige Entscheidung ist die Visualisierung von Dokumenten, Kennzahlen später an relevanten räumlichen Punkten in der Organisation.

Spätestens beim Zertifizierungsaudit ist es für den/die Mitarbeiter leichter die Fragen zu seinem Prozess gegenüber dem Auditor zu beantworten. Anhand der visualisierten Prozessdokumentation kann der Mitarbeiter seinen Prozess erklären und bekommt dadurch eine nochmalige Sicherheit – Audit Ängste werden dadurch vermieden.

Bevor sie mit dem Projekt starten, sollte die Frage geklärt werden ob sie mit einem externen Berater die Einführung eines Managementsystems bewerkstelligen oder das alleine mit dem vorhandenen Know-How und Ressourcen schaffen. Ein externer Berater hat aufgrund seiner Erfahrung bereits etliche solcher Projekt abgearbeitet. Er bringt das Know-How mit, dass sie sich eventuell erst aneignen müssen durch Schulungen. Auch bietet der Berater Lösungen und Vorlagen für die einzelnen Aufgaben. Der Berater fungiert als Moderator zwischen den einzelnen Projektmitglieder und weisst ihnen den richtigen Weg. Wenn der Berater auch noch „hands-on“ die Aufgaben mit übernimmt wird sich ein schneller Erfolg einstellen.